Quatro benefícios de usar o Portal do funcionário para gerenciar os requisitos de fornecedores e contratos

By | June 21, 2021

Não é segredo que as equipes jurídicas e de contratos em muitas organizações estão sobrecarregadas com uma grande quantidade de trabalho administrativo. Dependendo do tamanho de uma organização, do ritmo de desenvolvimento e maturidade da gestão de contratos, as funções administrativas incluem:

  • Rescisão de contrato durante a negociação
  • Extraia informações importantes de contratos novos e existentes
  • Armazene e compartilhe contratos e documentos relacionados
  • Aprovação de encaminhamento e rastreamento com partes interessadas e terceiros

Combine essas atividades com interrupções e solicitações de funcionários em toda a empresa, e muitas empresas ficam com processos ineficientes, falta de controle sobre as carteiras de contratos e equipes jurídicas ou de contrato, são impedidas de atingir seus objetivos estratégicos.

Para melhorar a colaboração dentro da sua organização e proteger o tempo da equipe Jurídica e de Contratos, os requisitos dos funcionários precisam ser padronizados e centralizados. Este artigo explora como isso pode ser alcançado por meio de um Portal do funcionário dedicado.

Quatro benefícios de usar o Portal do Funcionário Cổng

1. Requer centralização e padronização

Em vez de fazer solicitações verbalmente ou por e-mail, o portal do funcionário garante que as solicitações sejam feitas no mesmo formato prescrito e armazenadas em um único local. Isso evita a fragmentação, o tempo gasto na busca por solicitações ou a perda total de solicitações – salvando sua empresa de gargalos e dificultando o relacionamento com terceiros.

O portal do funcionário online fornece à sua equipe um URL dedicado que eles podem acessar para enviar solicitações. Além disso, as equipes Jurídica e de Contratos podem padronizar os envios de entrada configurando formulários e solicitações de informações. A normalização simples pode ser alcançada usando campos como:

  • Nome e descrição do formulário
  • De qual departamento o conteúdo é enviado?
  • Qual é o propósito do pedido?
  • Quem são os parceiros ou partes interessadas?

Um ajuste fino adicional pode ser alcançado por meio do uso de campos dependentes e listas suspensas para que as informações enviadas permaneçam rigorosamente controladas e precisas.

O envio por meio de um URL dedicado não apenas melhora o controle geral, mas também economiza tempo para as equipes jurídicas e de contratos, pois elas não precisam mais realizar tarefas repetitivas como rastreamento de informações incompletas. Além disso, outras equipes também podem ter certeza de que seus requisitos para novos contratos e fornecedores serão atendidos.

Staff-Gate-3Painel de controle do funcionário do Gatekeeper

2. Construir perfis e contratos de fornecedores automaticamente

Quando o processo de solicitação é esporádico, a coleta de dados costuma ser inconsistente – especialmente se as solicitações estão sendo feitas por equipes sobrecarregadas. Outro benefício de usar o Portal do funcionário e os formulários públicos para reclamações é que as equipes Jurídica e de Contrato podem delegar a coleta e extração de metadados do contrato aos departamentos.

Quando outras equipes são responsáveis ​​por fornecer metadados, como tipo de contrato, valor e data de término por meio de formulários, a carga administrativa é imediatamente compartilhada e a precisão dos dados é significativamente melhorada.

O poder do software de gerenciamento de contrato e fornecedor também significa que os dados desse formulário, junto com todas as versões do documento, podem ser digitalizados rapidamente em um registro totalmente compatível, por meio de uma trilha de teste. Essa trilha oferece total transparência, permitindo que as equipes recuperem o tempo que deveriam ter gasto procurando informações ou acompanhando as atualizações feitas manualmente.

3. Processamento de sinistros mais rápido por meio do fluxo de trabalho

Todas as solicitações feitas por meio do Portal do Funcionário podem ser transformadas instantaneamente em um fluxo de trabalho automatizado. Isso melhora a velocidade com que as solicitações são processadas, pois garante que sejam encaminhadas para as pessoas certas para aprovação. Isso leva a outros benefícios posteriores, como tempos de assinatura mais rápidos e partes interessadas internas e externas mais felizes.

À medida que os requisitos são movidos automaticamente por meio de uma ferramenta de fluxo de trabalho, o Jurídico e os Contratos podem reduzir seu trabalho administrativo e gastar mais tempo se concentrando em objetivos estratégicos. Quer a aprovação seja multipartidária ou haja uma sequência complexa a ser seguida, toda a organização pode ver claramente e confiar no fato de que o processo será concluído com precisão e eficiência.

Aprovação do contratoVisão interna: os contratos estão em andamento no processo de aprovação

4. Maior eficiência por meio do autosserviço

O portal do funcionário não apenas fornece um hub central para envios, mas também dá aos indivíduos dentro da organização a capacidade de fazer login e visualizar o status atual de cada reclamação e registro.

Isso melhora a colaboração, reduzindo a quantidade de interrupções experimentadas pelas equipes Jurídica e de Contratos, pois as atualizações de sinistros são mais facilmente compartilhadas em toda a empresa. Também dá aos indivíduos melhor visibilidade de seus requisitos, melhorando a comunicação com terceiros que podem receber atualizações instantâneas e precisas.

Os funcionários também não precisam fazer login toda vez que quiserem receber atualizações sobre suas solicitações. A notificação de alterações é enviada por e-mail a todas as partes dentro e fora do Portal do Funcionário para que todas as partes possam ser mantidas informadas sobre o andamento e a aprovação dos contratos e requisitos do fornecedor.

Epílogo

Os portais de funcionários beneficiam toda a organização ao criar uma colaboração contínua entre todas as equipes envolvidas no contrato e no processo de solicitação e aprovação do fornecedor.

A equipe Jurídica e de Contratos pode minimizar interrupções inesperadas e solicitações aleatórias e reduzir drasticamente o tempo que leva para rastrear outros departamentos para encontrar dados importantes.

Ao fornecer aos funcionários um portal dedicado para fazer login e revisar seu status de reivindicação, a responsabilidade e o controle são compartilhados de forma mais uniforme e precisa dentro da organização e levarão a uma melhor comunicação entre as equipes e terceiros.

Para descobrir como suas equipes podem se beneficiar do Portal do Funcionário e de outras ferramentas de gerenciamento de contratos, inscreva-se para obter a demonstração do Gatekeeper ou entre em contato conosco.

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