Por que as soluções CLM somente jurídicas são ruins para sua empresa e sua equipe jurídica

By | June 21, 2021

A última década viu um crescente impulso de transformação digital na maioria dos setores para digitalizar totalmente seus dados e processos na nuvem. O impacto da pandemia Covid 19 acelerou significativamente essa tendência em muitas áreas, especialmente o Contract Lifecycle Management (CLM).

A transição global quase instantânea para o trabalho remoto deixou muitas empresas lutando para encontrar dados de contrato fragmentados em servidores de arquivos, caixas de entrada, unidades de nuvem e armários de arquivamento, sem acesso local.

Perguntas importantes são respondidas pelo sistema CLM, como ‘quais contratos estão prestes a ser renovados?’ foram substituídas por perguntas mais urgentes e complexas feitas pelo C-Suite, como ‘quantos de meus contratos com cláusulas de força maior contêm a palavra’ pandemia ‘?’ e ‘quais são os custos potenciais e o impacto na receita?’.

Estas e outras questões contratuais relacionadas à Covid mudaram Visão do C-Suite do CLM de solução ‘agradável’ para ‘obrigatória’.

Os problemas contratuais relacionados à Covid mudaram a visão do C-Suite sobre CLM de uma solução ‘agradável’ para uma solução ‘obrigatória’. [click to Tweet]

Como grande parte da carga contratual recaiu sobre as equipes jurídicas corporativas, uma gama de soluções CLM com foco jurídico chegou ao mercado. Todo o campo LegalOps existe para atender a esse público, e os provedores CLM somente jurídicos foram rápidos em atingir esses clientes.

Essas soluções CLM somente jurídicas têm como objetivo tornar mais fácil para a equipe jurídica redigir, negociar e executar contratos. Eles também costumam apoiar contratos de autoatendimento, reduzindo inteiramente o trabalho da equipe jurídica e capacitando o negócio como um todo.

Muitos desses escritórios foram fundados por advogados e todos são comercializados de forma semelhante, atraindo profissionais do direito e fazendo todo o sentido … …

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…… … exceto que não ………….

Os contratos são a camada comercial fundamental para todo o seu negócio. Apenas uma pequena parte desses contratos é para a equipe jurídica, com o restante suportando todos os serviços e funções em sua organização.

A vida de um contrato também não termina na fase de assinatura – ela começa. Na Pesquisa de Aquisições de 2017 da Protiviti, os entrevistados relataram que apenas 20% da economia negociada atingiu a lucratividade final.

Apenas 20% da economia do contrato negociado atingiu o lucro final.

O desempenho de fornecedores e clientes com relação às obrigações estabelecidas em seu contrato não apenas determina o quão bem você opera como empresa, mas também governa seu perfil de risco, sua organização e conformidade com os regulamentos e padrões do setor. Para maximizar o valor e minimizar o risco, é importante obter informações de todas as partes interessadas em toda a empresa que gerenciam contratos e relacionamentos com fornecedores, fornecidas diariamente.

As soluções CLM somente jurídicas realmente aumentam a carga de trabalho da Equipe Jurídica porque agora eles são os “proprietários” dos contratos. Isso significa que todas as extensões de contrato e trabalho relacionado vão para a Equipe Jurídica, independentemente da situação.

As soluções CLM somente jurídicas realmente aumentam a carga de trabalho da equipe jurídica. [click to Tweet]

Ilustre o impacto das soluções CLM somente legais no cenário a seguir.

O contrato inicial de 3 anos do provedor de TI principal será renovado. Eles detêm informações de identificação pessoal (PII).

cena 1: A renovação negociada com o provedor existente funciona bem.

Os estágios abaixo representam os estágios de um fluxo de trabalho de renovação de contrato automatizado, movendo-se da esquerda para a direita em cada divisão de negócios.

Cenário 1-CL de gerenciamento de contrato abrangenteClique na imagem para ampliar

Neste primeiro cenário:

  1. Habilitar Fluxo de Trabalho: fluxo de trabalho ativado seis meses antes da data de notificação para garantir que o serviço possa ser transferido para um provedor alternativo, se necessário. Isso garante uma tensão competitiva em qualquer negociação de renovação.
  2. Proprietário do contrato de TI: Proprietários de contrato na equipe de TI que gerenciam contratos diariamente, preenchem uma pesquisa digitalizada que confirma o desempenho robusto do fornecedor e a conformidade com as obrigações contratuais e regulatórias.
  3. Gestão de fornecedores: a equipe de Gestão de Fornecedores confirma o forte desempenho deste fornecedor em relação a todos os contratos que ele oferece.
  4. Segurança da Informação (InfoSec): a equipe InfoSec analisa o provedor quando ele mantém dados PII. Eles confirmaram que o certificado ISO 27001 atualizado para este fornecedor foi garantido no início do ano usando um fluxo de trabalho automatizado diferente e aprovou a renovação.
  5. Grupo de Compras: A equipe de compras está atualmente envolvida e com um cronograma rico e forte desempenho do fornecedor, negociar um contrato de longo prazo com melhores condições comerciais – ganha-ganha.
  6. Equipe jurídica: A equipe jurídica ficou atenta à inovação e planejou a obra. Eles garantem a nova cláusula do contrato no contrato da caldeira em vez do papel do fornecedor, reduzindo ainda mais o risco.

Quando A equipe jurídica desempenha um papel importante, 1 adicionando quatro departamentos necessário para garantir um inovação de conformidade sobre os melhores termos comerciais e legais.

Usando uma solução CLM somente legal, essa inovação chegando ao departamento jurídico apenas coloca mais pressão sobre uma equipe já estressada. O desempenho dos fornecedores nos termos contratuais e sua conformidade com as leis de proteção de dados serão indeterminados, expondo a empresa a riscos e possíveis implicações legais.

Cenário 2: Um fornecedor caiu, então a empresa decidiu mudar para um fornecedor alternativo em um prazo administrável.

Cenário 2 de gestão de contrato abrangente - CLClique na imagem para ampliar

Neste cenário:

  1. Habilitar Fluxo de Trabalho: o fluxo de trabalho é ativado seis meses antes da data do período de aviso para garantir que o serviço possa ser mudado para um provedor alternativo. Isso garante uma tensão competitiva em qualquer negociação de renovação.
  2. Proprietário do contrato de TI: Proprietário do contrato na equipe de TI, gerente de contrato diário, completa a pesquisa digitalizada confirmando o não cumprimento das obrigações contratuais do fornecedor
  3. Gestão de fornecedores: A equipe de Gestão de Fornecedores reconhece o mau desempenho deste fornecedor em relação a todos os contratos que oferece, incluindo este no processo de renovação. Com o fornecedor segurando os dados de PII, a equipe decidiu tomar medidas de mitigação e procurar alternativas para todos os contratos que este fornecedor oferece.
  4. Segurança da Informação (InfoSec): uma vez que este contrato não será renovado, InfoSec não é exigido ou celebrado.
  5. Grupo de Compras: A equipe de aquisições tem um cronograma apropriado e se envolve com o proprietário do contrato de TI e a equipe de gerenciamento de fornecedores para emitir RFIs para serviços contratados para encontrar novos fornecedores.
  6. Equipe jurídica: como este contrato não será renovado, o Legal não é necessário ou envolvido na rescisão do contrato.

Neste cenário, Legal não participa em tudo neste processo de renovação, liberar seu tempo fazer outras coisas fluxo de trabalho estratégico de alto valor việc.

Esta é apenas uma ilustração simples das entradas necessárias para a melhor gestão de contratos. Os problemas que abrangem toda a empresa exigem soluções que abrangem toda a empresa, que não podem ser resolvidas isoladamente em um silo legal.

Os problemas que abrangem toda a empresa exigem soluções que abrangem toda a empresa, que não podem ser resolvidas em um silo jurídico. [tweet to share]

Em suma, maximizar o valor do contrato e minimizar o risco corporativo é uma atividade que abrange toda a empresa.

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