Gerenciamento de fornecedores e poder do portal

By | June 22, 2021

Oferecer aos seus fornecedores uma experiência produtiva e personalizada em todos os momentos é fundamental para construir relacionamentos fortes, duradouros e mutuamente benéficos.

A comunicação e colaboração eficazes compensam na melhoria do desempenho do fornecedor, mantendo a conformidade de terceiros e percebendo os benefícios acordados de seus contratos existentes.

As organizações que ainda se comunicam apenas com seus fornecedores por meio de canais como e-mail podem enfrentar uma série de desafios, incluindo:

  • Alto esforço manual para coletar dados e preencher perfis de fornecedores
  • Dados do fornecedor fragmentados e incompletos nos quais você não pode confiar
  • É difícil rastrear o histórico de contato, encontrar mensagens e encaminhar problemas
  • Congestionamento e atrasos em referências de provedor ou aprovações de roteamento

Neste artigo, examinamos cinco motivos pelos quais sua empresa deve gerenciar fornecedores usando um portal de fornecedor dedicado em vez de depender de e-mail.

Cinco vantagens do portal do fornecedor

1. Perfil de fornecedor centralizado e seguro

A comunicação por e-mail pode parecer prática no início – especialmente se sua empresa tiver apenas alguns fornecedores.

No entanto, conforme seu negócio começa a escalar e adicionar pessoal, ou a base de fornecedores se torna mais complexa e distribuída, registros e comunicações podem se perder rapidamente e fragmentação, pois dados e documentos importantes são enviados e recebidos em diferentes caixas de entrada.

Quando você coloca um portal de fornecedor no centro de seus processos de gerenciamento de fornecedor, você cria um hub para todas as atividades que se vinculam diretamente ao seu repositório de fornecedor. Com isso, sua organização pode solicitar, receber e armazenar com segurança informações diretamente de fornecedores e gerenciar todas as comunicações e documentos futuros.

Essa fonte central, rastreável e testável se tornará a base para relacionamentos eficazes com os fornecedores. “

Ao retirar as comunicações do fornecedor de sua caixa de entrada e centralizá-las em um software de arquivamento de contratos, você pode tomar decisões informadas e precisas sobre sua base de fornecedores a qualquer momento – especialmente útil durante fusões negociadas.

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2. Melhore o rastreamento do fornecedor com processos padronizados e intuitivos

Quando os indivíduos em sua organização gerenciam e colaboram com os fornecedores em seus próprios termos, isso resulta em um escopo inconsistente.

Sem padronização, os processos de gerenciamento de fornecedores serão diferentes toda vez que você for a um terceiro, capturar seus dados ou aprovar um roadmap.

Processos inconsistentes podem causar gargalos potenciais nos estágios iniciais de seu relacionamento com o fornecedor – potencialmente causando estresse em primeiro lugar e, na pior das hipóteses, tornando o fornecedor relutante em cumprir suas obrigações contratuais.

O uso do Portal do Fornecedor, junto com a Ferramenta de Fluxo de Trabalho, não só padronizará sua maneira de trabalhar, mas também permitirá que todos em sua equipe visualizem processos internos e vejam seu comportamento. Programa do fornecedor.

No Gatekeeper, nosso mecanismo de fluxo de trabalho, com base nos princípios Kanban, ajuda instantaneamente os usuários a visualizar seu fornecedor e contrato de trabalho sob títulos gerais:

KanbanSimple-1

Você pode ler mais sobre Kanban em nosso artigo relacionado.

Padronizar e visualizar referências de fornecedores, convites, atualizações de documentos e análises de desempenho permite que sua organização aja com antecedência, tome medidas quando necessário e gerencie com eficiência todos os tipos de processos de aprovação.

Simplificando, um portal de fornecedor dedicado oferece a capacidade de rastrear seus fornecedores, seu progresso e desempenho melhor do que qualquer outra forma de comunicação ou coleta de dados por e-mail.

2-KanbanFerramenta de fluxo de trabalho Kanban do Gatekeeper

3. Incentive os provedores de autoatendimento

Quanto tempo sua organização gasta iniciando contato e rastreando fornecedores para obter informações?

Fora dos portais de fornecedores, o tempo de busca de terceiros pode aumentar rapidamente. Especialmente se o seu grupo for necessário manualmente:

  • Atualizar documentos, como certificados de seguro, por motivos de conformidade
  • Informações sobre as partes interessadas, datas importantes ou obrigações
  • Scorecards e relatórios de desempenho

Esse nível de governança pode criar cargas de trabalho excessivas e de baixo nível para sua equipe, impedindo-os de se concentrar em trabalhos de maior valor.

Ao usar portais em vez de e-mail ao gerenciar fornecedores, sua equipe pode delegar a entrada de dados diretamente aos fornecedores. O uso de formulários públicos estruturados, campos autorizados e instruções claras resulta no envio de dados consistentes sem interferência.

Qualquer falha de credencial ou certificado pode ser resolvida automaticamente usando notificação direta ao fornecedor, economizando o esforço manual de sua equipe e ajudando-os a reduzir o risco de terceiros.

Além disso, ao usar o portal do fornecedor do Gatekeeper, os fornecedores podem fazer login manualmente e verificar o andamento de qualquer solicitação ou atualização. Isso, mais uma vez, evita que sua equipe interna seja interrompida por simples questões administrativas.

4. Pronto para testar

Quer sua revisão seja interna ou externa, você precisa de informações atualizadas do fornecedor para fácil acesso. Gerenciar seus fornecedores por e-mail torna isso extremamente difícil, pois você precisará encontrar, baixar e organizar a documentação de conformidade antes do teste.

Colaborar com terceiros por meio do Portal do Fornecedor em vez de por e-mail permite que você mantenha um histórico completo e transparente de todas as interações.

Você poderá acessar trilhas de auditoria de padrão empresarial, incluindo anúncios, documentos e atualizações feitas por indivíduos em sua organização e pelos próprios fornecedores. Isso simplifica a preparação necessária para auditorias e dá confiança à sua empresa nos relatórios apresentados.

Os mesmos princípios se aplicam a empresas que buscam adquirir outros negócios ou adquirir a si mesmas. O processo de revisão completo, com fácil acesso à documentação, torna esse processo significativamente mais fácil, além de tornar a consolidação futura muito mais simples.

Vay-Depot Portal do fornecedor do Gatekeeper

5. Nunca perca outra renovação

O rastreamento manual de datas importantes pode se tornar complicado à medida que sua base de fornecedores aumenta e pode levar a riscos financeiros e gastos atrasados ​​para sua organização. O mais importante é:

  • Registre todas as datas importantes com precisão
  • Evite acordos de renovação automática indesejados e indesejados
  • Consolidação onde vários fornecedores estão sendo pagos por serviços ou bens comparáveis.
  • Esteja totalmente preparado para uma extensão com antecedência, para que possa negociar de uma posição de relativa força.

A maneira mais eficaz de obter o máximo de sua renovação é se concentrar nas datas-chave, revisar os contratos com antecedência e negociar a partir de uma posição informada. Planilhas, dados fragmentados e processos internos ineficientes são todos problemas que levam à má gestão do fornecedor e renovações caras.

Um portal de fornecedores que centraliza todos os seus dados, mantendo todos os seus registros de fornecedores e contratos e os principais metadados em um só lugar.

Isso aumenta a visibilidade geral e fornece ao seu negócio uma única fonte de verdade sobre sua base de fornecedores. Saber quando um contrato está prestes a ser renovado é importante.

Essas informações podem ajudá-lo a agir com antecedência, revisar seus contratos e o desempenho do fornecedor e pesquisar alternativas no mercado.

O software de gerenciamento de fornecedores também pode automatizar o rastreamento de renovação. Você pode definir lembretes para acionar o processo de renovação e enviar notificações às partes interessadas internas de que uma revisão é necessária antes da data de renovação.

A visualização disso usando uma ferramenta de fluxo de trabalho facilita saber exatamente qual ação é necessária e quando – para que você esteja seguro para negociar os melhores termos.

Epílogo

Comunicar e colaborar com seus fornecedores por e-mail ou outros canais de comunicação não estruturados pode funcionar como uma solução rápida, mas essa abordagem falhará conforme sua empresa se expande. Seu modelo e base de fornecedores crescem. Armazenar mensagens, documentos e ações em sua caixa de entrada pode levar a um aumento na fragmentação devido à falta de processos padrão.

Se você deseja construir relacionamentos de longo prazo e bem-sucedidos com seus fornecedores que lhe permitam colaborar para maximizar o valor de seus negócios, deve priorizar uma experiência de fornecedor perfeita em cada estágio do ciclo de vida.

O uso de um portal de marca oferece uma experiência personalizada para seus fornecedores, ao mesmo tempo em que oferece controle completo sobre suas referências, registros, desempenho e dados.

Para saber mais sobre como um portal dedicado pode melhorar seu processo de gerenciamento de fornecedores, inscreva-se para a demonstração do Gatekeeper hoje mesmo ou entre em contato.

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