Foco jurídico – 6 etapas para uma gestão eficaz de casos de litígio

By | June 22, 2021

O ano passado foi um ano decisivo para o litígio – surgiram novas tendências, os processos dispararam devido às perdas relacionadas ao COVID, os tribunais virtuais tornaram-se um ativo e muitas empresas são forçadas a reavaliar sua estratégia de gestão de casos.

No entanto, embora muitos de nós esperemos sair de 2020, é importante entender onde isso nos deixou e para onde continuará a partir de agora.

De acordo com muitos comentaristas do setor, os processos judiciais em 2021 aumentarão, já que dois terços das organizações atrasaram sua agenda legal devido à pandemia.

À medida que esses novos casos começam a se acumular, isso levará a um ano de mais gastos jurídicos, aumento de empregos e litígios de transição de tecnologia. Agora, embora o litígio possa parecer um pesadelo para a maioria das empresas, existem práticas que ajudam a aliviar o fardo, como o gerenciamento de registros eficaz.

Este artigo o guiará por seis etapas que o ajudarão a gerenciar com eficácia seu volume de litígios durante este período de rápida evolução.

Designar um gerente de caso dedicado

Quando se trata de litígio, o tempo é essencial. Quanto mais rápido você resolver o problema, maiores serão as chances de o processo ocorrer sem problemas. Dito isso, uma primeira etapa importante para o gerenciamento de registros é designar um lead interno.

O ponto focal é responsável por receber toda a documentação original, arquivá-la e garantir que as respostas às reclamações sejam respondidas dentro de um período de tempo apropriado.

O ponto focal pode ser um indivíduo de sua equipe jurídica interna, como um gerente jurídico ou de caso ou um assistente executivo. O objetivo é que alguém da sua empresa atualize todas as correspondências recebidas relacionadas ao caso e que possa atuar como um canal de comunicação ágil.

Crie um roteiro para o seu caso

O planejamento eficaz pode ser a diferença entre um processo judicial rápido e bem-sucedido e um processo judicial demorado e caro. Para garantir que sua empresa tenha um plano sólido, comece fazendo uma análise preliminar do caso.

A avaliação deve responder a perguntas importantes orientadas a objetivos que o ajudam a definir uma estratégia para cada caso particular. As questões a serem consideradas são:

  • Quais recursos internos você tem disponíveis para este caso?
  • Você tem pessoal qualificado e qualificado suficiente para lidar com os processos?
  • Você precisa contratar assessoria jurídica externa?
  • Qual é a probabilidade de ganhar o caso?
  • Qual é a análise de custo-benefício do acordo extrajudicial versus o risco de perder o caso?

Depois de reunir as respostas para essas perguntas, sua empresa deve criar um roteiro. Um roteiro pode ajudar a estabelecer cronogramas e auxiliar na tomada de decisão sobre qual rota de litígio é a melhor. É claro que esse roteiro também precisa ser flexível e resiliente a mudanças sem precedentes.

Avalie seu orçamento

Obviamente, o litígio pode ser muito caro, o que significa que definir um orçamento inicial é crucial. Planejar suas despesas com antecedência pode ajudá-lo a reduzir taxas e despesas adicionais, ajudá-lo a decidir qual advogado contratar e fornecer-lhe possíveis despesas posteriormente.

Pode ser difícil prever quanto tempo vai durar um processo ou se as taxas de litígio vão disparar, mas um orçamento é um ponto de partida necessário.

Para um orçamento eficaz, você pode começar criando um orçamento de litígio e, em seguida, adaptá-lo ao seu caso individual. O projeto de orçamento mestre será considerado:

  • Número de pessoas envolvidas no caso
  • Período de tempo em que casos semelhantes ocorreram
  • Se for necessária testemunha especializada
  • O caso será julgado
  • Objetivos e probabilidades de casos específicos
  • Os custos se você decidir liquidar

Os objetivos do seu caso direcionam o orçamento, por isso é importante tê-los claros para fazer uma boa estimativa de orçamento inicial.

Consultoria de recrutamento

Para muitas empresas, o aumento do litígio significa maior dependência de consultoria jurídica externa.

Na verdade, de acordo com a BTI Consulting, 2021 verá um aumento de mais de 5% nos gastos com consultores externos (o maior aumento em uma década).

Portanto, ao gerenciar um caso, é importante avaliar adequadamente os fornecedores legítimos para garantir que sejam eficientes e adequados às suas necessidades específicas.

Você deve sempre procurar um advogado com experiência no caso específico que está gerenciando. Além disso, ao trabalhar com provedores legítimos, você deve considerar cuidadosamente os acordos de nível de serviço (SLAs) e as estruturas de taxas.

Os SLAs devem ser negociados sempre que você iniciar um novo relacionamento com um fornecedor legítimo ou quando aumentar significativamente as referências para um relacionamento existente. O SLA deve incluir expectativas específicas, como:

  • Processo de resposta padrão
  • Número de advogados e / ou profissionais jurídicos designados para cada caso
  • Requisitos específicos que você busca com seu advogado
  • Nível de habilidade da equipe que trabalha com seus casos
  • Principais pontos de contato

Quando se trata de taxas, pode ser útil avaliar diferentes modelos de pagamento. Por exemplo, taxas de projeto em vez de taxas horárias podem ser mais econômicas ou você pode negociar taxas mais baixas com fornecedores existentes com base no aumento de referências de casos.

Preservar as diretrizes de controle de custos também será essencial ao trabalhar com consultores jurídicos externos, como definir quais tarefas precisam ser pré-aprovadas e quais despesas são ou não responsáveis ​​pelo reembolso.

Otimização do sistema e coleta de dados

As empresas devem certificar-se de que possuem sistemas adequados para lidar com muitos documentos de litígio.

Agora pode ser um bom momento para abandonar o litígio manual e adotar soluções digitais, como software especializado de gerenciamento de litígios ou ferramentas de gerenciamento de contratos, para economizar dinheiro, tempo e recursos.

Existem várias soluções que podem ajudar as empresas a otimizar sistemas, limpar bancos de dados e rastrear melhor documentos classificados importantes, como evidências para julgamento.

Os sistemas de gerenciamento digital também são importantes para a coleta de dados porque tornam os dados mais fáceis de analisar e conectar. A coleta de dados se torna cada vez mais importante à medida que o gerenciamento de casos de litígio depende cada vez mais de análises e estatísticas para tomar decisões mais informadas.

Uma das maneiras mais eficazes de sua empresa usar dados em uma ação judicial é anexá-los a sistemas de análise preditiva que podem determinar a probabilidade de sucesso no julgamento.

Esses sistemas podem fornecer à sua empresa informações importantes para ajudá-lo a tomar melhores decisões sobre se deve chegar a um acordo ou se defender em tribunal.

Preparação de teste

Embora muitos casos sejam resolvidos antes de serem julgados, é fundamental que sua empresa seja capaz de administrar um litígio até o fim.

Isso significa que seus advogados devem estar muito preparados e apoiá-los para trabalhar para um resultado favorável. Um aspecto importante a ter em mente é que, quando um caso vai a tribunal, espera-se que os custos aumentem dramaticamente.

Isso acontece por uma série de razões, principalmente devido aos custos do seu advogado e ao tempo que leva para preparar testemunhas e funcionários para o tribunal.

Com a pandemia mudando a forma como os litígios são conduzidos, pode ser que sua empresa tenha que se preparar para audiências virtuais e processos remotos. Portanto, você deve estar disposto a se adaptar às condições e ter uma equipe jurídica com experiência em julgamentos virtuais.

Além do mais, sua empresa não pode renunciar à responsabilidade de manter o controle de evidências, fatos, testemunhas e informações básicas.

Enquanto os advogados estão lá para ajudar no caso, os representantes da sua empresa terão que testemunhar e isso exigirá que se priorize a prática do interrogatório e o conhecimento do seu caso por dentro e por fora.

Não tenha medo de fazer perguntas ao seu advogado e envolver-se nos detalhes do caso. Quanto mais você souber, melhor.

Epílogo

Embora o planejamento de litígios possa parecer uma forma caótica de começar o novo ano, pode ser uma das medidas mais sábias que as empresas podem tomar agora.

Esteja as empresas enfrentando ações judiciais, entrando com ações judiciais ou simplesmente procurando otimizar seu sistema de gestão de processos judiciais, essas seis etapas simples podem ajudar a garantir que as empresas estejam funcionando de forma eficiente e evoluindo seus processos judiciais para atender às necessidades de nossa realidade atual.

Escrito por Gary Markham, fundador da análise preditiva com tecnologia de IA, provedor de revisão de projetos de lei LSG, que fornece software de gerenciamento de advogados e litígios de classe empresarial para empresas.

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