A importância da propriedade na gestão de contratos

By | June 21, 2021

A natureza dos contratos é complexa, com cada estágio de seu ciclo de vida exigindo um conjunto diferente de atividades. Em uma organização que está escalando ou para um indivíduo que já está equilibrando várias prioridades, pode ser fácil para algumas das responsabilidades relacionadas ao contrato cruzar as rachaduras – seja uma data importante perdida ou o nível de risco aumentado sem ninguém saber.

A transferência de propriedade para partes específicas dos contratos atribui responsabilidade aos proprietários pela obtenção de benefícios máximos e os responsabiliza se os resultados do contrato não forem os esperados. “

Neste artigo, exploramos por que a propriedade do contrato é importante para o gerenciamento de contratos bem-sucedido e como o Gatekeeper pode apoiar os proprietários do contrato e responsabilizá-los pelo sucesso dos acordos da empresa.

1. A propriedade do contrato traz clareza de responsabilidade

Em organizações mais maduras, pode ser um gerente de contrato ou um especialista em aquisições designado com o único foco de maximizar o valor dos negócios. Em organizações menores, pode ser um gerente ou moderador contratado. Ou pode ser deixado para o padrão para a equipe jurídica.

Independentemente do proprietário, um contrato naturalmente precisará ser executado ou revisado por muitas pessoas diferentes ao longo de sua vida. A fase de pré-assinatura envolveu negociação e revisão dos requisitos das partes interessadas difere dos estágios posteriores, onde o gerenciamento de desempenho e obrigações é mais comum.

No entanto, a menos que haja um único designado responsável pelo contrato, etapas e ações importantes são facilmente perdidas ou eliminadas.

Embora os departamentos trabalhem em conjunto para o mesmo objetivo contratual, diferentes prioridades no ciclo de vida podem rapidamente levar a gargalos ou quebras. “

O Gatekeeper torna mais fácil para os Proprietários do Contrato rastrearem a comunicação sobre seus contratos por meio da área de Mensagens, com um histórico completo e verificável.

Os proprietários do contrato podem colaborar com departamentos internos, partes interessadas e fornecedores externos. A funcionalidade de mensagens pode ser acessada de várias regiões, proporcionando aos proprietários do contrato maior controle e flexibilidade para uma comunicação eficaz.

Mensagem

2. A continuidade da propriedade do contrato evita uma única causa de falha

Algumas empresas podem evitar dar a propriedade do contrato a um indivíduo por medo de que ele saia do negócio. Se as informações do contrato estiverem com apenas um indivíduo, conhecimentos importantes podem ser perdidos se não forem compartilhados antes de seguirem em frente.

Mas a propriedade de contrato compartilhada ou mal definida (como vimos acima) pode rapidamente levar a responsabilidades sem brilho e informações imprecisas ou duplicadas – com vários avisos, versões de documentos ou certificados coletados de várias fontes.

As empresas não precisam apenas atribuir a propriedade do contrato, mas também precisam planejá-lo continuamente, garantindo que, quando as pessoas saírem, suas responsabilidades contratuais sejam transferidas para outra pessoa e as informações que recebem sejam precisas e atualizadas. “

O Gatekeeper apóia a propriedade do contrato em andamento, facilitando a transferência de acordos para novos proprietários. Como resultado, os contratos não precisam ficar entre as divisões causadas pela rotatividade de funcionários.

Todos os contratos e quaisquer objetos, como eventos, pertencentes ao desistente podem ser reatribuídos a outra pessoa com um único clique. Se o desistente possui vários contratos e objetos, eles podem ser migrados em massa para facilidade de uso, evitando qualquer trabalho adicional.

Do utilizador

3. Os titulares de contratos têm total visibilidade de seus acordos

Os segurados têm a capacidade de filmar várias placas ao mesmo tempo, com diferentes arranjos em diferentes estágios de seu ciclo de vida, muitas vezes, além de ter um ‘trabalho do dia’ para continuar. A capacidade de ver onde os contratos estão, como estão progredindo e quais ações são necessárias em seguida – como revisão ou renovação do contrato – é crítica quando se trata de gerenciamento.

Os proprietários de contratos precisam ser proativos ao gerenciar seu portfólio, visualizar rapidamente as informações relevantes para tomar decisões informadas e ser capazes de priorizar contratos ou eventos importantes. “

O Gatekeeper oferece painéis personalizáveis ​​e lembretes oportunos que podem ser ajustados de acordo com a propriedade. Os proprietários do contrato podem ver as informações de que precisam, ver quais contratos precisam de atenção urgente e quaisquer eventos futuros que eles precisam planejar. Os proprietários podem detalhar outros dados, incluindo Fornecedor, Categoria, Status RAG e Valor.

Dashboard-Owner

4. A propriedade dinâmica pode eliminar gargalos

O Gatekeeper usa o mecanismo de fluxo de trabalho Kanban para criar quadros centralizados e intuitivos para que as empresas possam digitalizar seus processos, ver facilmente em que estágio está o contrato e identificar quaisquer gargalos.

É fácil ver com quem o contrato está assinado atualmente e quais ações precisam ser tomadas para progredir ainda mais com o contrato.

A atribuição de propriedade no fluxo de trabalho torna os proprietários individuais responsáveis ​​pelo estágio pelo qual são responsáveis, o que leva à ação do fluxo de trabalho, não atrasa. “

A propriedade dinâmica permite um fluxo de trabalho eficiente onde um estágio aloca automaticamente ações para o proprietário apropriado com base nas regras dinâmicas acordadas. O Active será alertado automaticamente quando precisar de atenção.

Atribuição automática

5. A propriedade do contrato levanta questões de segurança

Os contratos geralmente contêm informações confidenciais – sejam informações financeiras, detalhes sobre os próximos projetos, preços ou métodos proprietários. Se as informações compartilhadas com um indivíduo estiverem incorretas ou apenas para qualquer pessoa acessar, compartilhar ou perder as informações, a empresa pode enfrentar uma ação judicial e / ou penalidades financeiras.

A transferência da titularidade de um contrato garante que haja um guardião designado para o acordo e seu conteúdo, atribuindo-lhe total responsabilidade pela proteção de qualquer informação confidencial. “

O Gatekeeper ajuda a proteger a confidencialidade, fornecendo aos proprietários de contratos um local seguro para armazenar seus contratos e dados relacionados, e com a capacidade de definir Níveis de Acesso baseados em Função. Qualquer ação tomada contra o registro também será registrada durante um processo de revisão abrangente, fornecendo visibilidade sobre quem acessou, editou ou compartilhou o registro e quando.

Pacote (de novo)

O gerenciamento de contratos bem-sucedido depende de propriedade clara. Isso cria responsabilidade e ajuda a impulsionar ações para manter o contrato em andamento e garantir que ele cumpra o que foi acordado.

Como vimos acima, o software de gerenciamento de contratos como o Gatekeeper simplifica a alocação e o rastreamento dos proprietários e facilita a realização das tarefas e responsabilidades associadas à propriedade.

Para descobrir como o Gatekeeper pode ajudá-lo a gerenciar com sucesso seus contratos, inscreva-se para uma demonstração ou entre em contato conosco hoje mesmo.

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